Co to jest plik MSG? Dowiedz się!

Plik MSG może wyglądać niepozornie, ale kryje w sobie pełną strukturę e-maila i jego metadanych. Jeśli zastanawiasz się, co to jest plik MSG – jesteś w dobrym miejscu. W tym artykule pokażę Ci, z czym masz do czynienia, jak działa ten format i w jakich sytuacjach się go używa. Jeśli chcesz się dowiedzieć, do czego służy plik MSG i z czego właściwie się składa – czytaj dalej.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

plik MSG to zapis jednej wiadomości e-mail z Microsoft Outlook;
zawiera treść wiadomości, załączniki i komplet metadanych (data, temat, nadawca, odbiorca);
używany w archiwizacji, migracji danych i zabezpieczaniu integralności e-maili;
otwierany głównie przez Microsoft Outlook, ale istnieją też dedykowane przeglądarki plików MSG;
alternatywne zastosowania dotyczą również gier, systemów pomocy i programów DOS.

Na skróty: Pokaż

Co to jest plik MSG?

Plik MSG to zapis wiadomości e-mail stworzony w środowisku Microsoft Outlook lub Microsoft Exchange. Format ten został opracowany przez Microsoft Corporation i służy do przechowywania pojedynczych e-maili w postaci pliku, który można przenosić, archiwizować i otwierać niezależnie od konta pocztowego.

Ten format zachowuje nie tylko treść wiadomości, ale także wszystkie jej metadane (np. nadawcę, odbiorcę, temat, datę i godzinę), a także dołączone pliki. Dzięki temu można łatwo odtworzyć całą strukturę e-maila. Format MSG został po raz pierwszy zastosowany w Microsoft Outlook Express i do dziś jest kluczowym elementem integracji wiadomości e-mail z systemami Windows.

Mimo że plik MSG jest formatem binarnym, w praktyce działa jako pakiet danych, który reprezentuje wiadomość e-mail w całościowym kształcie – nawet z kodowaniem HTML, jeśli wiadomość zawiera formatowanie.

Sprawdź też inne artykuły z tej serii:

Sprawdź też: Co to jest plik RAR? Dowiedz się!

Jakie są zastosowania pliku MSG?

Pliki MSG mają wiele praktycznych zastosowań, nie tylko w codziennej pracy biurowej. Poniżej przedstawiam najczęstsze scenariusze, w których ten format się sprawdza.

Archiwizacja wiadomości e-mail – Pozwala użytkownikowi zapisać wybrane e-maile lokalnie i przechowywać je przez długi czas, co minimalizuje ryzyko ich utraty;
Migracja poczty – Podczas zmiany konta lub serwera poczty, pliki MSG umożliwiają łatwy eksport i import konkretnych wiadomości między systemami lub komputerami;
Aplikacje biznesowe – Firmy często wykorzystują pliki MSG w procedurach związanych z dokumentacją projektów i obsługą klienta, gdy każda korespondencja musi być udostępniana w formacie zachowującym oryginalną treść;
Zastosowania prawne – W działaniach związanych z e-discovery lub archiwizacją zgodną z przepisami prawa ważne jest, aby integralność wiadomości była niepodważalna – a plik MSG spełnia te warunki;
Zabezpieczenie integralności danych – MSG nie tylko przechowuje dane, lecz zachowuje ich strukturę, kodowanie i załączniki, co pozwala na ich pełną rekonstrukcję bez strat.

Wskazówka: Jeśli pracujesz w środowisku regulowanym (bankowość, prawo, administracja) – rozważ wdrożenie automatycznej archiwizacji wiadomości w formacie MSG.

Jakie programy otwierają plik MSG?

Do otworzenia pliku MSG nie zawsze musisz mieć zainstalowanego Outlooka, choć to najprostsza droga. Istnieje jednak wiele alternatywnych narzędzi, które umożliwiają przeglądanie zawartości tych plików.

Microsoft Outlook (najczęściej stosowany);
eSoftTools MSG Viewer – darmowe narzędzie do podglądu plików MSG bez Outlooka;
MailRaider (na macOS);
Outlook Express (dla starszych wersji plików MSG);
Pegasus Mail (obsługuje swoje własne warianty plików MSG);
SeaMonkey z dodatkami;
Klammer dla systemu macOS.

Więcej o tym znajdziesz w artykule jak otworzyć plik MSG – sprawdź szczegóły i listę alternatywnych programów dla Windows i Maca.

Sprawdź też: Co to jest plik w WORD ONLINE? Dowiedz się!

Jakie są cechy wyróżniające plik MSG?

Plik MSG wyróżnia się pełną zgodnością z formatem Microsoft Outlook Message Format – struktura opiera się na Microsoft Compound File Binary File Format (CFBF). To oznacza, że plik jest złożoną strukturą binarną, zawierającą zakodowane sekcje: header, body, metadane i załączniki.

Obsługuje zarówno kodowanie ANSI, jak i Unicode, co umożliwia zapis wiadomości w różnych językach, z zachowaniem znaków specjalnych.

Plik MSG może zawierać treść w czystym tekście, ale równie dobrze może wykorzystywać kod HTML, aby zachować oryginalne formatowanie (np. kolory, fonty, layout). Popularny jest również eksport do tego formatu w celu konwersji do PDF lub formatu EML.

Choć najczęściej występuje w środowisku Microsoft, plik MSG spotykany jest też w kontekście gier komputerowych (Fallout 1/2 – dialogi), plików pomocy (OS/2), a nawet systemów dokumentacji (FoxPro).

Jak utworzyć plik MSG?

Jeśli chcesz stworzyć plik MSG – najczęściej robisz to przez zapis wiadomości e-mail w Microsoft Outlook. Proces jest szybki, ale wymaga kilku kroków:

Otwórz wiadomość w Microsoft Outlook, którą chcesz zapisać jako MSG;
Wybierz “Plik” → “Zapisz jako” (Save As);
Wybierz lokalizację na dysku, w której chcesz zapisać wiadomość;
W polu “Zapisz jako typ” wskaż “Outlook Message Format – *.msg”;
Kliknij „Zapisz” – gotowe.

Jeśli nie masz Outlooka, możesz użyć dedykowanych narzędzi jak eSoftTools MSG Converter, które umożliwiają tworzenie plików MSG z EML lub bezpośrednio z wiadomości eksportowanych z Gmaila lub innych klientów e-mail.

Czy plik MSG ma alternatywy?

MSG to tylko jeden z kilku dostępnych formatów służących do przechowywania e-maili. W zależności od używanego programu i przeznaczenia, możesz wybrać inny format.

Poniżej porównuję najczęściej używane formaty plików wiadomości e-mail:

Format	Opis	Zalety	Wady
MSG	Pojedynczy e-mail z Outlooka	Pełna zawartość, metadane, kompatybilność z MS	Wymaga kompatybilności z CFBF
EML	Pojedynczy e-mail zapisany jako plain text	Uniwersalny, prosty w analizie, wspierany przez Thunderbird	Nie zawsze zachowuje formatowanie HTML
MBOX	Cała skrzynka jako jeden plik	Efektywny w backupie, wiele wiadomości naraz	Trudny w podglądzie pojedynczych e-maili

Sprawdź też: Czym są licencje open source? Dowiedz się!

Jeśli zależy Ci na zgodności z różnymi systemami – wybierz EML, natomiast do archiwizacji firmowej lepsze może być MSG.

Czy plik MSG jest bezpieczny?

Plik MSG sam w sobie nie zawiera mechanizmów szyfrowania, ale zachowuje strukturę wiadomości w niezmienionej formie. To oznacza, że przesyłanie takich plików wrażliwych wymaga dodatkowego zabezpieczenia (np. archiwum ZIP z hasłem).

MSG jako format chroni integralność danych, ponieważ zapisuje wszystko – od tematu po załączniki – w jednej zwartej strukturze. Ułatwia to kontrolę nad tym, co dokładnie zawiera dany plik.

W środowiskach korporacyjnych pliki MSG są skanowane przez systemy DLP (Data Loss Prevention), a w środowiskach sądowych – wykorzystywane jako dowody elektroniczne dzięki zachowanej strukturze i metadanym.

Wskazówka: Jeśli musisz przesłać plik MSG z danymi poufnymi, zawsze użyj bezpiecznego kanału lub dodaj zaszyfrowane archiwum.

Podsumowanie

Plik MSG to format wiadomości e-mail stworzony przez Microsoft, który zawiera kompletną strukturę e-maila, łącznie z metadanymi i załącznikami. Korzysta się z niego w archiwizacji, migracji i zastosowaniach administracyjnych czy prawnych. Dzięki pełnej kompatybilności z Outlookiem i łatwemu eksportowi – sprawdza się w codziennej pracy biurowej.

Jeśli zależy Ci na zachowaniu pełnej treści i struktury wiadomości – plik MSG będzie właściwym wyborem.