Co to jest plik EXCEL? Dowiedz się!

Plik Excel zwykle kojarzy się z .xls lub .xlsx i służy do zapisywania danych w formie tabeli z możliwością obliczeń, sortowania czy wizualizacji. W tym artykule pokażę, czym dokładnie jest plik Excel, jak działa i do czego można go wykorzystać. Wyjaśniam, jak działa technologia stojąca za tym formatem, jakie programy go otwierają i czy warto z niego korzystać względem innych. Jeśli chcesz zrozumieć, co kryje się za nazwą XLS, czym jest skoroszyt i jak Excel zapisuje komórki i formuły – czytaj dalej.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

• plik Excel to dokument zapisany w formacie .xls lub .xlsx, zawierający skoroszyt z jedną lub wieloma tabelami;
• format .xls bazuje na formacie BIFF i zapisuje dane binarnie w strukturze MS-CFB;
• program Microsoft Excel stworzył ten format w 1987 roku jako sposób przechowywania danych w arkuszu kalkulacyjnym;
• pliki Excel mogą zawierać komórki, formuły, wykresy, metadane i tabele przestawne;
• oprócz Excela pliki .xls mogą otwierać LibreOffice Calc, WPS Office i inne aplikacje biurowe.

Co to jest plik Excel?

Plik Excel to rodzaj arkusza kalkulacyjnego, zapisywanego w formacie .xls lub .xlsx, który może zawierać wiersze, kolumny, formuły, wykresy czy dane użytkownika. Najczęściej użytkownicy tworzą takie pliki w programie Microsoft Excel, chociaż nie jest to jedyny program do obsługi tego formatu.

Jeden plik Excel to tzw. skoroszyt – struktura zawierająca przynajmniej jeden arkusz roboczy, a często znacznie więcej. Format .xls jest starszy, binarny i oparty na BIFF (Binary Interchange File Format), natomiast .xlsx to nowszy format, wprowadzony w 2007 roku, który opiera się na XML.

W praktyce oznacza to, że Excel pozwala użytkownikowi nie tylko wpisywać i obrabiać dane, ale też sortować je, tworzyć wykresy, zestawiać dane w tabelach przestawnych i tworzyć złożone modele obliczeniowe.

To jeden z najczęściej używanych typów plików w firmach, administracji i edukacji – wszędzie tam, gdzie obrabia się dane.

Co to jest plik XLS?

Plik XLS to starszy, binarny format używany przez Microsoft Excel do przechowywania danych w strukturze arkusza kalkulacyjnego. Format ten istnieje od 1987 roku i przez dwie dekady był domyślnym sposobem zapisu danych w Excelu.

XLS został zbudowany w oparciu o technologię MS-CFB (Compound Binary File Format), która pozwala zapisać wiele strumieni danych w jednej strukturze pliku. Sam arkusz – czyli zawartość widoczna w Excelu – dzieli się na rekordy zawierające dane, formuły, grafiki, metadane, komórki i inne elementy organizacyjne.

Format z biegiem lat zyskał szczegółową specyfikację – Microsoft opublikował ją oficjalnie w 2008 roku. Choć dziś większość użytkowników korzysta z plików .xlsx, wiele starszych systemów i aplikacji nadal używa .xls, a część firm ma wewnętrzne środowiska, które do dziś generują dane właśnie w tym formacie.

Wskazówka: Jeśli otwierasz stary plik Excel i program zgłasza błędy, spróbuj najpierw otworzyć go w wersji Excel 2003 lub za pomocą LibreOffice Calc.

Jakie są zastosowania plików Excel?

Pliki Excel służą w codziennej pracy każdemu, kto przetwarza dane tabelaryczne. Dzięki elastycznej strukturze arkusza mogą przydać się w wielu różnych sytuacjach:

• prowadzenie budżetów prywatnych i firmowych – użytkownicy tworzą arkusze do śledzenia wydatków, przychodów i bilansów;
• analiza danych sprzedażowych – firmy wykorzystują pliki XLS do zbierania danych o klientach, produktach i wynikach kwartalnych;
• tabele przestawne – umożliwiają agregowanie i przekształcanie danych źródłowych, dzięki czemu łatwiej wyciągnąć z nich wnioski;
• tworzenie raportów i wykresów – dane można wizualizować w Excelu za pomocą wykresów liniowych, słupkowych, kołowych i innych;
• harmonogramy, listy zadań i inne dokumenty organizacyjne – pliki Excel często pełnią funkcję dynamicznych to-do list i kalendarzy.

Dzięki formułom i funkcjom Excel ułatwia przetwarzanie nawet dużych zbiorów danych bez konieczności korzystania z dodatkowego oprogramowania.

Jakie programy otwierają pliki Excel?

Nie tylko Microsoft Excel umożliwia otwieranie plików .xls i .xlsx. Inne aplikacje także radzą sobie z tym formatem:

• Microsoft Excel – pełna obsługa plików .xls i .xlsx;
• LibreOffice Calc – darmowa alternatywa do przeglądania i edytowania arkuszy Excel;
• WPS Office – pakiet biurowy z obsługą formatu XLS;
• Google Sheets – umożliwia import plików Excel bezpośrednio do chmury Google Docs;
• OnlyOffice – oprogramowanie biurowe open-source, które dobrze radzi sobie z plikami Excel.

Zobacz również, jak otworzyć plik XLS, krok po kroku – polecam ten poradnik.

Jakie cechy techniczne wyróżniają plik Excel?

Plik Excel zapisany jako .xls oparty jest na formacie MS-CFB (Compound Binary File Format) i zawiera złożoną strukturę danych: rekordy, bloki, metadane, a nawet komponenty graficzne.

Dane są przechowywane w tzw. strumieniach i podstrumieniach, gdzie każdy arkusz stanowi osobny segment pliku. Komórki są zapisane w blokach, a formuły są przedstawiane jako zanalizowane wyrażenia. W momencie otwarcia pliku, Excel konwertuje je z powrotem do tekstowego zapisu, który widać w edytorze formuł.

Do zapisu używa się rekordu z trzema składnikami: typem, długością i danymi. Informacje o formatowaniu (styl komórek, kolory, zabezpieczenia) znajdują się jako osobne rekordy, powiązane z tabelą komórek.

Format ten dobrze radzi sobie z dużą różnorodnością danych, ale ma też ograniczenia, np. do 65 536 wierszy w starych wersjach Excel. Wersje od 2007 (XLSX) znacznie zwiększają ten limit – do ponad miliona wierszy i 16 tysięcy kolumn.

Pliki mogą zawierać także makropolecenia (VBA), co zwiększa ich możliwości, ale również stawia pytania o bezpieczeństwo.

Jak utworzyć plik Excel krok po kroku?

Do utworzenia pliku Excel można użyć Microsoft Excel, LibreOffice lub Google Sheets. Oto instrukcja korzystania z MS Excel:

1. Otwórz Microsoft Excel i wybierz Nowy skoroszyt.
2. Wprowadź dane do komórek – tekst, liczby, daty, formuły.
3. Zastosuj formatowanie – pogrubienie, kolory, obramowania.
4. Dodaj dodatkowe arkusze, jeśli potrzebujesz kilku tabel.
5. Kliknij Plik → Zapisz jako i wybierz lokalizację.
6. W polu Zapisz jako typ wybierz Excel 97-2003 Workbook (*.xls) lub Excel Workbook (*.xlsx).
7. Naciśnij Zapisz.

Wskazówka: Jeśli potrzebujesz zgodności z bardzo starym oprogramowaniem, zapisz plik jako .xls, ale pamiętaj, że nie obsłuży on funkcji z nowszych wersji Excel.

Jakie są alternatywy dla pliku Excel?

Jeśli nie używasz Excela, możesz skorzystać z innych formatów arkuszy kalkulacyjnych. Często wybierane to:

• CSV – zwykły tekst rozdzielany przecinkami, idealny do exportu danych;
• ODS – format open source używany w LibreOffice i OpenOffice;
• Google Sheets – format działający wyłącznie w chmurze, zapisywany automatycznie w formacie Google.

Zobacz, jak porównują się te formaty:

Czy pliki Excel są bezpieczne?

Pliki Excel mogą zawierać skrypty VBA – to oznacza, że mogą być wektorem ataku, jeśli pochodzą z niezaufanego źródła. Warto więc zachować ostrożność podczas otwierania nieznanych plików .xls.

Excel posiada natywne opcje szyfrowania – możesz zabezpieczyć plik hasłem do otwarcia lub edycji. Sam format .xls nie zapewnia mocnego szyfrowania, dlatego do poufnych danych lepiej używać nowszego .xlsx z silniejszymi mechanizmami ochrony.

W chmurze (np. Google Sheets, Microsoft 365) stosowane są dodatkowe warstwy bezpieczeństwa, dlatego warto je rozważyć dla pracy zespołowej lub dokumentów udostępnianych online.

Podsumowanie

Plik Excel to uniwersalny sposób na przechowywanie i analizę danych w tabeli. Niezależnie od tego, czy zapisujesz budżet domowy, prowadzisz firmowe raporty czy analizujesz dane klientów – Excel daje pełną kontrolę nad strukturą danych i obliczeniami.

Wypróbuj samodzielnie tworzenie pliku Excel, korzystając z programu, który masz pod ręką – możliwości są ogromne, nawet bez zaawansowanej wiedzy.

FAQ

Q: Czy plik Excel może zawierać zdjęcia i wykresy?

A: Tak, plik Excel może zawierać zarówno obrazy, jak i wykresy wbudowane w arkusze.

Q: Czy Excel obsługuje dane w czasie rzeczywistym?

A: W niektórych wersjach możesz połączyć arkusz z zewnętrznym źródłem danych, np. API lub bazą danych.

Q: Czy Excel działa na systemie Linux?

A: Microsoft Excel nie, ale LibreOffice Calc i WPS Office obsługują XLS na Linuxie.