Trzy dekady cyfrowej rewolucji. Jak EDITEL od 30 lat zmienia polski łańcuch dostaw

W połowie lat 90. potwierdzenie zamówienia w polskim magazynie zapowiadał faks, dokumenty sprawdzano z kalkulatorem w ręku, a rozbieżności wyjaśniano przez telefon. Obecnie ten sam proces zamyka się w kilku komunikatach, które systemy wymieniają między sobą bez udziału człowieka. Zobacz, jak firmy przeszły od faksów do automatycznej wymiany zamówień, informacji o dostawach i faktur, i dlaczego e-fakturowanie jest tylko częścią tej zmiany.

Jak wymiana dokumentów wyglądała w polskim łańcuchu dostaw trzy dekady temu?

30 lat temu obieg dokumentów w magazynach odbywał się głównie w formie papierowej, a komunikacja przebiegała telefonicznie. Każdą informację o zamówieniu, wysyłce i rozliczeniu ktoś musiał przepisać ręcznie, zwykle kilka razy – u dostawcy, w magazynie odbiorcy, a potem w księgowości. Pierwszy krajowy operator elektronicznej wymiany danych ruszył w Krakowie w 1996 r. i od tego momentu liczy się polska historia EDI.

Na świecie poszczególne branże zaczynały korzystać z cyfryzacji równolegle, dlatego trudno wskazać jeden jednoznaczny punkt startowy dla wszystkich sektorów:

• lata 80. – EDI zaczęła rozwijać motoryzacja, gdzie liczba dokumentów i model dostaw just-in-time wymusiły najszybszą rezygnację z papieru. W Europie w 1984 r. powstała organizacja Odette, tworząca wspólne standardy komunikatów elektronicznych między producentami samochodów a dostawcami, a w USA już w 1979–1981 r. opublikowano standardy ANSI X12, na bazie których koncerny takie jak Ford, GM czy Chrysler zaczęły wymagać EDI od swoich dostawców. W tym samym okresie z elektronicznej wymiany danych zaczął korzystać handel – GS1 wskazuje 1989 r. jako datę publikacji swojego pierwszego międzynarodowego standardu EDI, choć praktyczne wdrożenia w handlu i FMCG na szerszą skalę przypadły dopiero na lata 90.;
• przełom lat 80. i 90. – dzięki globalnemu standardowi UN/EDIFACT (1988 r.) z EDI zaczęły korzystać kolejne sektory pozaprzemysłowe, m.in. finanse (przelewy elektroniczne) i ochrona zdrowia (rozliczanie świadczeń);
• lata 2000 – do grona branż korzystających z EDI dołączyły budownictwo, farmacja oraz sektor DIY i HEPAC, z asortymentem liczącym dziesiątki tysięcy indeksów;
• po 2019 r. – do świata cyfrowego w Polsce wkroczyły administracja publiczna (obsługiwana przez Platformę Elektronicznego Fakturowania) oraz branża transportowa, która zaczęła wówczas korzystać z elektronicznych listów przewozowych eCMR.

„EDI powstało z bardzo praktycznej potrzeby: firmy wymieniały ogromną liczbę powtarzalnych dokumentów z partnerami korzystającymi z różnych systemów informatycznych. Zamiast wielokrotnie wprowadzać te same dane ręcznie, można było połączyć systemy i przekazywać informacje automatycznie. Na tym właśnie polega wartość EDI: dane z zamówień, dokumentów dostawy i faktur trafiają bezpośrednio do systemów partnerów handlowych, a pracownicy zajmują się wyjaśnianiem rozbieżności zamiast przepisywaniem informacji” – mówi Tomasz Kuciel, Prezes Zarządu EDITEL S.A.

Jak obecnie wygląda obieg dokumentów w łańcuchu dostaw?

Cały cykl handlowy w łańcuchu dostaw z wykorzystaniem EDI obecnie obsługuje kilka ustandaryzowanych komunikatów, które odwołują się do siebie nawzajem. Dzięki temu każdy etap można powiązać z poprzednim.

1. ORDERS – zamówienie wysyłane przez odbiorcę wprost z jego systemu.
2. ORDRSP – potwierdzenie zamówienia z informacją o dostępności i terminie.
3. DESADV – awizo dostawy z zawartością palet opisanych numerami SSCC.
4. INVOIC – faktura powiązana z konkretnym zamówieniem i konkretną dostawą.

Do tego dochodzą komunikaty uzupełniające: PRICAT z cennikami, RECADV z potwierdzeniem przyjęcia towaru czy INVRPT ze stanami magazynowymi. Aby systemy obu stron poprawnie odczytywały te dokumenty, muszą rozpoznawać produkty i lokalizacje według tych samych oznaczeń. Służą do tego numery GTIN, identyfikujące produkty oraz GLN, identyfikujące m.in. magazyny i punkty dostaw. Ich prawidłowe przypisanie pomaga uniknąć pomyłek, np. powiązania dostawy z niewłaściwym produktem lub magazynem.

Co elektroniczna wymiana danych zmienia w codziennej obsłudze łańcucha dostaw?

Wdrożenie EDI skraca proces obsługi dostawy do kilkudziesięciu sekund i usuwa z procesu ręczne przepisywanie danych. Mówiąc konkretniej, umożliwia:

• szybsze przyjęcie towaru – zeskanowanie jednej etykiety logistycznej zastępuje wpisywanie zawartości palety pozycja po pozycji;
• wsparcie terminowych i kompletnych dostaw (OTIF) – elektroniczne odpowiedzi na zamówienia pozwalają wcześniej wykryć różnice między zamówioną a potwierdzoną ilością towaru lub terminem dostawy. Daje to firmie więcej czasu na reakcję, np. uzupełnienie braków u innego dostawcy;
• mniej sporów rozliczeniowych – faktura odwołuje się do tego samego numeru zamówienia co dokument dostawy, więc porównanie informacji przebiega automatycznie;
• lepsze planowanie zapasów – bieżący wgląd w sprzedaż i stany magazynowe partnera pozwala uzupełniać towar bez zbędnego przeładowywania regałów;
• sprawniejszą obsługę reklamacji – historię każdej transmisji można odtworzyć co do minuty.

Dlaczego e-fakturowanie to tylko jeden z elementów EDI w łańcuchu dostaw?

E-faktura zamyka proces, którego poprzedzającymi elementami były zamówienie, potwierdzenie jego przyjęcia oraz dostawa. I to na tych wcześniejszych etapach powstaje większość kosztów oraz pomyłek. Obowiązek korzystania z KSeF skupił uwagę wielu firm na cyfryzacji faktur. Tymczasem większe korzyści może przynieść połączenie ich z elektronicznymi zamówieniami, awizami dostaw i potwierdzeniami odbioru. Tak, aby dane przepływały automatycznie przez cały proces, od złożenia zamówienia po rozliczenie.

Dlatego wdrożenie e-fakturowania warto połączyć z elektroniczną wymianą zamówień i dokumentów dostawy, wybierając partnera, który zintegruje ich obsługę w jednym systemie. Jest nią EDITEL – ta sama firma, która w 1996 roku stała się pierwszym krajowym operatorem EDI. Dziś obsługuje ona około miliarda transakcji rocznie dla blisko 50 000 firm w ponad 20 krajach.

Jedno połączenie z tą infrastrukturą wystarczy, by wymieniać dokumenty z partnerami niezależnie od tego, z jakich systemów korzystają – i objąć tym samym kanałem KSeF, Peppol oraz klasyczne EDI. Chcesz uporządkować obieg dokumentów u siebie? Zacznij od rozmowy o tym, jak wpisać e-fakturowanie w szerszy proces wymiany danych z kontrahentami.

Artykuł sponsorowany