Czym jest szyfrowanie danych osobowych? Dowiedz się

Szyfrowanie danych osobowych to coś więcej niż tylko techniczna funkcja zabezpieczająca – to fundament odpowiedzialnego przetwarzania informacji o ludziach. Jeśli chcesz uniknąć wycieków danych, dotkliwych kar finansowych i złamania przepisów RODO, przeczytaj ten artykuł do końca. Pokażę Ci, jak działa szyfrowanie i jakie rozwiązania możesz wdrożyć już dziś, by zasnąć spokojniej. Sprawdź, jak krok po kroku zadbać o poufność danych osobowych.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

szyfrowanie danych osobowych to przekształcanie ich w nieczytelną formę, aby chronić przed dostępem osób nieuprawnionych;
RODO rekomenduje szyfrowanie jako skuteczny sposób na ograniczenie skutków naruszenia danych;
do zabezpieczenia danych można wykorzystać m.in. BitLocker, VeraCrypt, Cryptomator lub GnuPG;
w PDF-ach można zaszyfrować dane osobowe za pomocą ABBYY FineReader PDF z użyciem hasła i algorytmu AES;
brak szyfrowania może prowadzić do naruszenia ochrony danych i kar dochodzących nawet do 20 mln euro.

Na skróty: Pokaż

Co to jest szyfrowanie danych osobowych i jak działa?

Szyfrowanie danych osobowych polega na przekształceniu tekstu jawnego w tekst zaszyfrowany, który bez odpowiedniego klucza deszyfrującego jest całkowicie nieczytelny. Dzięki temu nawet jeśli dane zostaną przechwycone, nie da się ich zrozumieć bez właściwego odkodowania. Używa się do tego algorytmów kryptograficznych – matematycznych funkcji obliczeniowych zabezpieczających informacje.

Tylko osoba, która ma dostęp do klucza deszyfrującego, może odtworzyć oryginalne dane osobowe. Proces ten działa zarówno podczas przesyłania danych przez internet, jak i w czasie ich przechowywania np. na dysku.

Umożliwia to zachowanie kontroli nad poufnością nawet wtedy, gdy dane są na nośnikach ruchomych lub w chmurze. Tę technikę stosuję regularnie w projektach związanych z bezpieczeństwem systemów IT, gdzie każda informacja osobowa traktowana jest jako potencjalny wektor ataku.

Sprawdź też: Co to jest phishing? Dowiedz się więcej!

Dlaczego szyfrowanie danych osobowych jest ważne dla zgodności z RODO?

RODO nie nakazuje szyfrowania wprost, ale uznaje je za jedną z metod ochrony danych zgodną z zasadą privacy by design. Jeśli dane zostaną zaszyfrowane i później dojdzie do ich wycieku, administrator może ograniczyć swoją odpowiedzialność.

Warto więc traktować szyfrowanie jako praktyczną formę prewencji przed poważniejszymi konsekwencjami.

Brak szyfrowania danych może zostać uznany przez inspektora za naruszenie obowiązków w zakresie ochrony prywatności. Dotyczy to także sytuacji, gdy dane są przechowywane lokalnie – np. na laptopie, który może zostać skradziony lub zagubiony. Jednym z moich klientów był urząd miejski, który po incydencie ze zgubionym dyskiem przeszedł pełną procedurę wdrożenia szyfrowania, by uniknąć kolejnego naruszenia.

RODO mówi wyraźnie – dane muszą być zabezpieczone adekwatnie do ryzyka.

Wskazówka: Zaszyfrowane dane, które zostały ujawnione w wyniku incydentu, nie zawsze kwalifikują się jako naruszenie ochrony danych w rozumieniu RODO.

Jakie dane osobowe warto szyfrować dla bezpieczeństwa?

Nie każde dane osobowe musisz szyfrować, ale te, które mogą wyrządzić szkodę właścicielowi informacji, zdecydowanie powinny zostać zabezpieczone. Chodzi przede wszystkim o dane wrażliwe, które mogą naruszać prywatność lub zostać wykorzystane w sposób nieuprawniony. Oto przykłady:

numer PESEL, adresy zamieszkania, identyfikatory e-mailowe;
dane lokalizacyjne, informacje genetyczne i biometryczne;
numer rachunku bankowego lub dane kart płatniczych;
pliki medyczne, wyniki badań, zaświadczenia lekarskie.

Te dane są szczególnie narażone na nieautoryzowany dostęp lub kradzież tożsamości. Dlatego administrator danych ma obowiązek wdrożyć środki techniczne i organizacyjne dostosowane do ryzyka. W mojej praktyce doradczej szyfrowanie rekomenduję zawsze w momencie przekazywania danych zewnętrznym podmiotom lub przy współdzieleniu danych między działami organizacji.

Jak skutecznie zaszyfrować dane osobowe krok po kroku?

W zależności od sytuacji możesz wybrać prostsze narzędzia lub pełne rozwiązania szyfrujące. Oto, jak podejść do tego praktycznie:

Krok 1: Wybierz rodzaj zabezpieczenia – szyfrowanie całego dysku (np. BitLocker), pojedynczych plików (np. 7-Zip) lub wiadomości e-mail (np. GnuPG).
Krok 2: Zainstaluj odpowiednie narzędzie – dla systemu Windows sprawdzi się VeraCrypt lub AxCrypt, a dla macOS – FileVault.
Krok 3: Skonfiguruj hasła i zarządzanie kluczami – pamiętaj, by nie udostępniać kluczy osobom nieautoryzowanym.
Krok 4: Zaszyfruj dane i przetestuj ich otwarcie na innym urządzeniu – sprawdzisz w ten sposób, czy zabezpieczenie działa.
Krok 5: Regularnie monitoruj bezpieczeństwo – to nie jednorazowy zabieg, lecz proces utrzymania wysokiego poziomu ochrony.

Sprawdź też: Jak przeprowadzić audyt bezpieczeństwa aplikacji webowych? Sprawdź!

Pamiętaj, że zarządzanie kluczami jest równie ważne co samo szyfrowanie. Bez odpowiedniego klucza deszyfrowanie nie będzie możliwe – nawet dla Ciebie. Dlatego użyj menedżera haseł lub dedykowanego oprogramowania do kluczy.

Jak szyfrować dane osobowe w dokumentach PDF?

Przygotowując pliki PDF zawierające dane osobowe warto je zabezpieczyć właśnie na etapie edycji lub udostępniania. Z własnego doświadczenia polecam ABBYY FineReader PDF, który pozwala ustawić różne poziomy zabezpieczeń. Wśród nich znajduje się możliwość dodania hasła, stosowania szyfrowania AES oraz egzekwowania uprawnień edycyjnych lub drukowania.

AES, czyli Advanced Encryption Standard, to obecnie uznawany standard szyfrowania plików PDF na poziomie profesjonalnym. Konfigurując plik, możesz np. zezwolić na czytanie, ale zablokować kopiowanie treści.

Pracując z klientami z branży prawniczej i HR, często korzystam z tych ustawień, aby zgodnie z RODO ograniczyć dostęp tylko do wybranych osób.

Wskazówka: Pliki PDF zabezpieczone hasłem można dodatkowo przekształcić do wersji tylko do odczytu, zwiększając ochronę przy wysyłce mailem.

Co zyskujesz, szyfrując dane osobowe?

Szyfrowanie danych osobowych to praktyczny sposób na uniknięcie kosztownych konsekwencji naruszeń przepisów o ochronie danych. Dajesz jasny sygnał, że poważnie traktujesz bezpieczeństwo prywatnych informacji swoich klientów lub pracowników. Minimalizujesz też ryzyko strat finansowych i wizerunkowych. Oto, co dokładnie możesz zyskać:

ochronę przed kradzieżą danych, np. w razie zgubienia urządzenia;
spełnienie wymogów audytów bezpieczeństwa i RODO;
zwiększenie zaufania kontrahentów i klientów;
lepszą kontrolę nad przetwarzanymi danymi osobowymi;
większe bezpieczeństwo w komunikacji ze współpracownikami.

Jakie dodatkowe aspekty szyfrowania warto wziąć pod uwagę?

Poza wyborem dobrego oprogramowania i zarządzaniem kluczami, nie zapomnij o szkoleniach i procedurach wewnętrznych. Przeszkol pracowników z umiejętnego korzystania z narzędzi szyfrujących – szczególnie w działach HR, kadr i IT. Stwórz politykę bezpieczeństwa danych, która zawiera jasne instrukcje szyfrowania według typu pliku i rodzaju informacji.

Sprawdź też: Jak poprawić bezpieczeństwo endpointów? Dowiedz się!

Włącz szyfrowanie jako element codziennego workflow – nie jako awaryjne rozwiązanie po incydencie. Sprawdź także, czy Twoja infrastruktura wspiera automatyczne szyfrowanie backupów. W ten sposób zabezpieczasz dane osobowe także w archiwum. Warto także kontrolować poziom bezpieczeństwa regularnymi testami penetracyjnymi – w projektach, które prowadzę jako konsultant ds. cyberbezpieczeństwa, efekty takiego działania zawsze przynoszą realną poprawę zabezpieczeń.

Jak rozwiązywać typowe problemy związane ze szyfrowaniem danych osobowych?

Najczęstszy problem to zgubienie klucza deszyfrującego. Dlatego zawsze zalecam przechowywanie kopii zapasowej klucza w bezpiecznym, oddzielnym systemie. Możesz używać menedżerów haseł z wbudowaną funkcją backupu lub korzystać z fizycznych tokenów lub urządzeń HSM.

Inny problem to brak kompatybilności między systemami i programami różnych użytkowników. Stosuj popularne standardy – jak AES, ZIP lub GPG – które zapewniają, że odbiorca będzie mógł poprawnie odczytać dane.

Upewnij się też, że mechanizmy szyfrowania działają nie tylko lokalnie, ale też w chmurze, szczególnie w firmach pracujących zdalnie. Jeśli dane są potrzebne wielu osobom, wdrażaj szyfrowanie grupowe oparte na rolach i uprawnieniach.

Podsumowanie

Szyfrowanie danych osobowych to skuteczny sposób na zabezpieczenie prywatnych informacji, spełnienie wymagań RODO i zmniejszenie ryzyka naruszenia bezpieczeństwa informacji. Dzięki odpowiednim narzędziom i zasadom szyfrujesz dane lokalnie, zdalnie i w dokumentach, niezależnie od urządzenia.

Wdrażaj szyfrowanie już teraz, zanim brutalnie przypomni Ci o tym wyciek danych lub kara z urzędu.