Co zrobić ze starym sprzętem IT? Bezpieczne usuwanie danych w firmie

Kiedy nowe laptopy trafiają na biurka pracowników, stare znikają z ewidencji, ale dane, które wymagają ochrony, pozostają. Dlatego każda firma musi pamiętać, że oprócz utylizacji zbędnego sprzętu, czeka ją również obowiązek zabezpieczenia danych zapisanych w pamięci starych urządzeń. Jak zgodnie z prawem zorganizować niszczenie nośników danych cyfrowych i utylizację urządzeń IT?

Artykuł Partnera

Dlaczego niszczenie nośników danych to konieczność?

Utylizacja zużytego sprzętu IT bywa wyzwaniem nie tylko z powodu rygorystycznych przepisów o gospodarowaniu odpadami, lecz przede wszystkim z uwagi na regulacje chroniące dane poufne. RODO zobowiązuje firmy do zabezpieczenia danych osobowych klientów, pracowników i kontrahentów niezależnie od tego, czy przechowywane są w formie papierowej czy cyfrowej. Ochronie podlegają też inne informacje poufne: tajemnice handlowe czy dane finansowe. Obowiązek ten nie wygasa, gdy urządzenie jest wycofywane z eksploatacji i zastępowane nowym. Przeciwnie: ponieważ ryzyko wycieku danych w chwili przekazania sprzętu w inne ręce wzrasta, obowiązek ten staje się jeszcze pilniejszy.

Przedsiębiorca powinien zatem dołożyć wszelkich starań, by niszczenie nośników danych odbyło się zgodnie z literą prawa, a kasowane informacje zostały nieodwracalnie usunięte. Konsekwencje zaniedbań w tym obszarze mogą być przy tym wyjątkowo dotkliwe. Wyciek danych wiąże się zwykle z wysokimi karami, komplikacjami prawnymi, aferą wizerunkową, utratą zaufania partnerów i inwestorów.

Jak poprawnie przeprowadzić niszczenie nośników danych i utylizację sprzętu IT?

Wytyczne sformułowane m.in. w RODO wskazują, że proces niszczenia nośników danych musi zagwarantować bezpowrotną utratę plików. Szczególnie ważne jest zatem to, by firma realizująca usługę niszczenia danych dysponowała odpowiednim sprzętem, wyspecjalizowanymi technologiami, zapewniała najwyższe standardy bezpieczeństwa i gwarantowała 100% wierności wobec przepisów prawa. Jako wzór rzetelności i profesjonalizmu warto w tym miejscu wskazać usługę niszczenia nośników danych firmy Stena Confidential. Ten renomowany partner daje pewność, że przy utylizacji nośników danych zachowane zostaną najwyższe standardy poufności, dane zostaną trwale usunięte, a jednocześnie sprzęt IT zostanie zagospodarowany w zgodzie z założeniami gospodarki cyrkularnej i przepisami ochrony przyrody.

Usługa utylizacji nośników danych z oferty Stena Confidential – co ją wyróżnia?

Stena Confidential oferuje utylizację nośników danych – dysków HDD i SSD, serwerów, kart pamięci, smartfonów – poprzez mechaniczną destrukcję lub demagnetyzację. Sprzęty IT wraz z niszczonymi nośnikami danych są najpierw ewidencjonowane, a następnie pakowane w plombowane pojemniki. W procedury zaangażowani są tylko uprawnieni pracownicy, a cała usługa jest rejestrowana, co pozwala skontrolować jej przebieg. Niszczenie nośników danych wiąże się w tym wypadku również z odpowiedzialnym zarządzaniem odpadami elektronicznymi. Stary sprzęt jest odnawiany i wraca do ponownego użytku lub trafia do recyklingu. Na koniec firma zlecająca niszczenie nośników danych otrzymuje certyfikat potwierdzający bezpieczne usunięcie danych. Ma pewność zgodności z prawem, ale też wspiera cele zrównoważonego rozwoju, przywracając do obiegu cenne surowce, w tym m.in. złoto, miedź i aluminium.