Co to jest plik XLS? Dowiedz się!

Plik XLS to coś więcej niż tylko stary format Excela – to jeden z najbardziej rozpoznawalnych typów plików do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi, który wyznaczył standardy w firmach na całym świecie. W tym artykule pokażę, co dokładnie oznacza to rozszerzenie, do czego służy i jak możesz je obsługiwać dziś. Dzięki temu łatwiej zrozumiesz, jak działa format XLS i jak z niego korzystać bez niepotrzebnych komplikacji. Zajrzyj dalej, a przekonasz się, że obsługa starszych plików Excela może być całkiem prosta.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

plik XLS to binarny format skoroszytu programu Microsoft Excel 97–2003;
w pliku można przechowywać dane tekstowe, liczby, formuły, wykresy oraz metadane;
format wykorzystuje strukturę BIFF8, opartą na strumieniach binarnych i rekordach;
XLS wciąż jest wspierany w wielu programach, mimo że został zastąpiony przez XLSX;
można go tworzyć i otwierać w Excelu, OpenOffice Calc i Apple Numbers.

Na skróty: Pokaż

Co to jest plik XLS?

Plik XLS to binarny format pliku wykorzystywany przez Microsoft Excel do przechowywania arkuszy kalkulacyjnych w wersjach 97–2003. Dane zapisane są wewnątrz hierarchicznej struktury, obsługiwanej przez technologię BIFF8 – Binary Interchange File Format ósmej generacji.

XLS zapisuje dane z wielu arkuszy roboczych w jednym pliku, który nosi nazwę skoroszytu. Każdy arkusz może zawierać liczby, tekst, obiekty graficzne, formuły czy wykresy.

Microsoft wprowadził ten format już w 1987 roku razem z pierwszą wersją Excela na system Windows. Do 2007 roku był to domyślny sposób zapisu danych w Excelu, później został zastąpiony przez nowszy format XLSX.

Sprawdź też: Co to jest plik MP4? Dowiedz się

Wciąż jednak wiele firm korzysta z archiwalnych dokumentów .xls, dlatego jego znajomość pozostaje ważna.

Sprawdź też inne artykuły z tej serii:

Jakie zastosowania ma plik XLS?

Z plików XLS korzystałem wielokrotnie podczas pracy z finansami, raportami i analizą danych. Oto w jakich sytuacjach używa się tego formatu:

Analiza danych finansowych – zestawienia kosztów, faktury, raporty zarządcze;
Magazynowanie danych – dane kontaktowe, listy klientów, inwentarze;
Tworzenie harmonogramów – grafiki pracy, plany urlopowe, kalendarze projektowe;
Zastosowania edukacyjne – dzienniki ocen, zestawienia wyników testów, listy obecności;
Automatyzacja raportowania – pliki XLS są często wykorzystywane w systemach, które generują raporty na podstawie zapytań z baz danych.

Wskazówka: Jeśli pracujesz z danymi, które często są edytowane w różnych wersjach Excela, zapisz kopię pliku także w formacie XLSX, żeby uniknąć błędów konwersji.

Jakie programy mogą otwierać pliki XLS?

Choć plik XLS kojarzy się głównie z Microsoft Excel, nie jest to jedyny program, który go obsłuży:

Microsoft Excel (od wersji 97 do bieżącej);
Microsoft Excel Viewer – tylko do odczytu;
OpenOffice Calc – darmowy pakiet biurowy OpenOffice;
LibreOffice Calc – rozwinięcie alternatywy dla MS Office;
Google Sheets (po wcześniejszym przesłaniu na Dysk Google);
Apple Numbers (częściowo kompatybilny);
WPS Office – chińska alternatywa dla MS Office.

Jeśli chcesz sprawdzić szczegóły techniczne otwierania tego formatu, zerknij do poradnika: jak otworzyć plik XLS.

Czym charakteryzuje się format pliku XLS?

Format XLS wykorzystuje strukturę binarną BIFF8 opartą na strumieniach i rekordach. Zamiast zapisywać dane jako tekst (jak XLSX), wykorzystuje kod binarny, co skraca rozmiar pliku i przyspiesza jego działanie – ale utrudnia analizę bez użycia odpowiedniego narzędzia.

Sprawdź też: Co to jest plik 7Z? Dowiedz się więcej!

Dane przechowywane są w formie:

rekordów binarnych – każda funkcja ma swój własny rekord
strumieni binarnych – w tym główny strumień skoroszytu
arkuszy roboczych – zawierających dane, formuły i wykresy
stylów i formatowania – zdefiniowanego globalnie lub na poziomie komórki

BIFF8 wspiera także metadane i tabele przestawne, dzięki czemu plik XLS nadaje się nie tylko do prezentacji, ale i analizy danych.

Wskazówka: Format BIFF8 nie zapisuje pustych komórek bez formatowania. Dzięki temu plik końcowy jest mniejszy niż może się wydawać.

Jak utworzyć plik XLS krok po kroku?

Aby stworzyć plik XLS, potrzebujesz programu, który obsługuje ten format. Najpewniejszym wyborem jest Microsoft Excel 2003 lub nowszy. Poniżej znajdziesz instrukcję dla Excela:

Otwórz Microsoft Excel i utwórz nowy skoroszyt.
Wprowadź dane lub formuły do komórek arkusza.
Użyj zakładki „Plik” i wybierz „Zapisz jako”.
W polu „Zapisz jako typ” wybierz „Skoroszyt programu Excel 97-2003 (*.xls)”.
Wybierz nazwę pliku i miejsce zapisu, a następnie kliknij „Zapisz”.

Ten proces zadziała również w nowszych edycjach Excel – od 2007 wzwyż. Można tam ręcznie ustawić typ pliku XLS zamiast XLSX podczas zapisywania pliku.

Jakie są alternatywy dla formatu XLS?

Plik XLS ma dziś kilka alternatyw, które są bardziej aktualne, otwarte i lepiej wspierają duże zestawy danych:

XLSX – domyślny format od Excela 2007 w górę;
CSV – prosty, tekstowy format danych tabelarycznych;
ODS – otwarty format arkuszy, obsługiwany m.in. przez LibreOffice i OpenOffice;
XML Spreadsheet – format XML używany w starszych wersjach eksportu Excela;
TSV – dane rozdzielane tabulatorem, często wykorzystywane w analizie danych.

Porównanie podstawowych alternatyw:

Format	Typ	Zalety	Wady
XLSX	Oparty na XML	wspiera większe pliki, bezpieczniejszy, nowocześniejszy	czasem gorsza zgodność ze starszymi systemami
CSV	Tekstowy	łatwy do importu, lekki	nie wspiera formatowania i formuł
ODS	Otwarty standard	kompatybilny z darmowymi programami	mniejsza zgodność z MS Excel
XML Spreadsheet	XML	łatwy do analizy maszynowej	większy rozmiar pliku, wycofywany

Sprawdź też: Co to jest plik VCF? Dowiedz się!

Czy plik XLS jest bezpieczny?

Pliki XLS są generalnie bezpieczne, jeśli pochodzą z zaufanego źródła. Jednak ze względu na możliwość osadzania makr w starszych wersjach, pliki XLS mogą przenosić złośliwe kody.

Dlatego zawsze warto:

unikać otwierania plików z nieznanych adresów e-mail;
otwierać pliki w trybie tylko do odczytu lub w środowisku testowym;
korzystać z antywirusa lub programu antymalware;
konwertować pliki do XLSX, jeśli nie potrzebujesz uruchamiać makr.

Format XLS nie oferuje natywnego szyfrowania danych ani ich kompresji. Zabezpieczenia, takie jak hasło do otwierania pliku, można ustawić tylko ręcznie przy zapisie w Excelu.

Podsumowanie

Plik XLS to klasyczny format binarny używany przez starsze wersje Microsoft Excel – od 1987 do 2003 roku. Pozwala przechowywać liczby, teksty, formuły i wykresy w strukturze skoroszytu. Choć dziś mniej popularny, nadal ma swoje zastosowania i jest często spotykany w starszych dokumentach firmowych.

Chcesz pracować z plikami XLS? Sprawdź, czy twój program wspiera ten format i zapisz go w bezpieczniejszej wersji, jeśli to możliwe.