Co to jest plik XPS? Dowiedz się!

Plik XPS, czyli XML Paper Specification, to cyfrowy dokument, który Microsoft stworzył jako odpowiedź na potrzeby świata druku i archiwizacji. Dowiedz się, jak działa ten format i dlaczego do dziś znajduje zastosowanie w środowiskach korporacyjnych. Pokażę Ci, co zawiera plik XPS, jak możesz go otworzyć i do czego go użyć. Jeśli zastanawiasz się, czy warto korzystać z XPS, w tym artykule znajdziesz jasną odpowiedź.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

• plik XPS został stworzony przez Microsoft jako alternatywa dla formatu PDF;
• w pliku XPS zapisany jest dokładny wygląd dokumentu, oparty o język XML;
• format XPS pojawił się w systemie Windows Vista, a później zastąpiono go przez OXPS w Windows 8;
• do otwierania plików XPS można wykorzystać przeglądarki systemowe lub aplikacje firm trzecich;
• pliki XPS mają strukturę archiwum ZIP i mogą zawierać strony, obrazy, czcionki i metadane.

Co to jest plik XPS?

Plik XPS to cyfrowy dokument w formacie XML Paper Specification opracowany przez Microsoft. W założeniu miał pełnić funkcję cyfrowego odpowiednika dokumentu papierowego z precyzyjnie zdefiniowanym układem stron.

Plik XPS zapisuje wygląd dokumentu niezależnie od używanego urządzenia, drukarki czy programu. Wszystkie informacje o układzie, obrazy, osadzone czcionki i dane XML są zapisane w jednej paczce, która umożliwia bezbłędne odtworzenie dokumentu.

Format ten pojawił się razem z systemem Windows Vista i został domyślnie zintegrowany z funkcją „drukowania do XPS”. Mimo że z czasem jego popularność zmalała, nadal bywa wykorzystywany w środowiskach, gdzie kontrola nad wyglądem dokumentów jest priorytetem.

Jakie są zastosowania plików XPS?

Pliki XPS wykorzystywane są w kilku scenariuszach, gdzie ważne jest zachowanie wyglądu i struktury dokumentu. Oto najczęstsze zastosowania:

• druki do celów archiwizacji – po zapisaniu pliku XPS dokument staje się tylko do odczytu, co zabezpiecza go przed przypadkową edycją;
• wymiana dokumentów między różnymi systemami – dzięki zawartości XML i osadzonym fontom zachowuje niezmienny układ na komputerach o różnych konfiguracjach;
• generowanie plików do wydruku – XPS często bywa wykorzystywany jako format pośredni przed przekazaniem dokumentu do drukarni lub profesjonalnej obróbki;
• prezentacja grafiki i schematów – dokładne odwzorowanie linii, krzywych i tekstu sprawia, że XPS nadaje się do schematów technicznych i layoutów publikacji;
• dokumenty urzędowe – niektóre instytucje nadal używają XPS jako wewnętrznego standardu dla raportów i decyzji administracyjnych.

Wskazówka: Jeśli chcesz przekazać komuś dokument do wglądu bez możliwości edycji, zapisz go do pliku XPS zamiast PDF – będzie równie czytelny, ale trudniejszy do zmodyfikowania.

Jakie programy otwierają plik XPS?

Aby uzyskać dostęp do zawartości pliku XPS, możesz skorzystać z kilku dostępnych narzędzi:

• Microsoft XPS Viewer – domyślnie dostępny w systemach Windows Vista, 7 i 8;
• XPS Viewer w przeglądarce Internet Explorer – dostępny jako wtyczka;
• STDU Viewer – darmowa aplikacja wspierająca wiele formatów dokumentów;
• NiXPS View – alternatywna przeglądarka dla systemów Windows i macOS;
• Konwersja do PDF i odczyt w Adobe Reader – wiele narzędzi pozwala na konwersję XPS do PDF bez utraty jakości.

Jeśli chcesz poznać więcej opcji otwierania tych dokumentów, koniecznie sprawdź mój poradnik jak otworzyć plik XPS.

Czym charakteryzuje się format pliku XPS?

Plik XPS ma wewnętrzną strukturę opartą o archiwum ZIP. Możesz to sprawdzić samodzielnie – wystarczy zmienić rozszerzenie z .xps na .zip i rozpakować plik.

W środku znajdziesz dokumenty XML, osadzone obrazy, czcionki, metadane i inne zasoby potrzebne do odwzorowania całej zawartości. Każda strona dokumentu to osobny plik. To pozwala na precyzyjne kontrolowanie układu i wyglądu treści.

Format obsługuje również podpisy cyfrowe, co wzmacnia jego przydatność przy przesyłaniu ważnych dokumentów. Dodatkowo jeden plik XPS może zawierać miniaturki każdej strony oraz informacje DRM (Digital Rights Management).

Język znaczników XPS bazuje na XAML – składni wykorzystywanej w Windows Presentation Foundation, co ułatwia integrację z ekosystemem Microsoft.

Wskazówka: Jeśli używasz Windowsa 10 lub 11 i nie widzisz programu do obsługi XPS, możesz ponownie go dodać w funkcjach opcjonalnych systemu.

Jak utworzyć plik XPS?

Utworzenie pliku XPS nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Wystarczy skorzystać z domyślnie dostępnej opcji „Microsoft XPS Document Writer” podczas drukowania dowolnego dokumentu:

1. Otwórz plik w programie, z którego chcesz utworzyć wydruk (np. Word, Excel, PowerPoint);
2. Wybierz opcję „Drukuj”;
3. Z listy drukarek wybierz „Microsoft XPS Document Writer”;
4. Wybierz „Drukuj” – system poprosi o zapisanie pliku .xps w wybranej lokalizacji;
5. Zapisany plik będzie gotowy do otwarcia w przeglądarce XPS lub przesłania dalej.

Czy istnieją alternatywy dla formatu XPS?

Tak, format XPS ma kilku konkurentów, którzy zyskały większą popularność i lepsze wsparcie.

Oto najczęściej używane zamienniki plików XPS:

• PDF – najpopularniejszy format dokumentów na świecie;
• OXPS – unowocześniona wersja XPS dostępna od Windows 8 wzwyż;
• EMF – starszy format graficzny używany przez Windows do druku wewnętrznego.

Czy pliki XPS są bezpieczne?

Pliki XPS uchodzą za bezpieczne, głównie dlatego że po utworzeniu nie można ich łatwo zmienić. To wzmacnia ich zastosowanie w administracji i archiwizacji.

Format wspiera podpisy cyfrowe i elementy zarządzania prawami dostępu, co zwiększa jego odporność na manipulację. Sama struktura ZIP nie niesie zagrożenia, jednak należy uważać przy otwieraniu plików z niepewnego źródła – w teorii można osadzić w nim złośliwe pliki graficzne lub XML.

Pliki XPS nie mają domyślnie aktywnego JavaScriptu ani interaktywnych formularzy, co ogranicza ryzyko exploitów znanych z niektórych dokumentów PDF.

Podsumowanie

Plik XPS to cyfrowy dokument stworzony przez Microsoft, który pozwala zachować dokładny wygląd dokumentu w formacie opartym na XML. Posiada cechy podobne do PDF, ale korzysta z narzędzi Windows do tworzenia i przeglądania zawartości. Mimo ograniczonego wsparcia w systemach innych niż Windows, XPS wciąż znajduje zastosowanie w archiwizacji i przekazywaniu sformatowanych dokumentów.

Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie, spójności i niezmienności formatu – spróbuj wykorzystać plik XPS w swoim workflow.

FAQ

Q: Czy mogę przekonwertować plik XPS do PDF?

A: Tak, używając przeglądarki XPS i polecenia „Drukuj do PDF”.

Q: Dlaczego pliki XPS nie otwierają się na moim komputerze?

A: Możliwe, że przeglądarka XPS nie jest zainstalowana – dodaj ją w „Funkcjach opcjonalnych” Windows.

Q: Czy XPS działa na Macu?

A: Natywnie nie, ale można użyć aplikacji jak NiXPS View lub przekonwertować na PDF.